Skip to content

Decluttering dell’ufficio: come organizzare documenti, file, email e cavi

Molte persone, soprattutto donne, lavorano da casa. E’ quindi utile decidere e organizzare lo spazio-lavoro.

Una volta deciso anche la cura degli oggetti e della documentazione che fa parte del vostro nuovo ufficio è importante. Quante volte infatti vi ritrovate carte e docmenti, file sul deskstop, cavi vari aggrovigliati che creano solo disordine, mentre la regola che vi fa vivere e lavorare meglio è: un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto. E questo vale sia per gli oggetti fisici sia nel computer.

Innanzi tutto vediamo come organizzare i documenti.

Dite la verità. Quante volte siete andate a una riunione, a un workshop o un corso di aggiornamento e vi hanno dato una serie di documenti che vi siete dette: “poi li rileggerò, per ora li metto qui.” E quante volte lo avete fatto? Praticamente mai, i vostri documenti giacciono sul tavolo o su una mensola ancora nello stesso modo di come li avete impilati.  Morale: è necessario tenere solo quelli interessanti realmente e che vi potranno essere utili nel futuro e il resto buttarli, anche subito. Tanto quello che avete imparato durante il corso lo avete appreso già.

Per i documenti che tenete invece, onde evitare di avere pile e pile che creano disordine e polvere, soprattutto se lavorate da casa, è importante organizzare dei portadocumenti ed usare le etichette per riconoscerne velocemente il contenuto. Che siano di carta, fatte creativamente con vostri disegni o con l’etichettatrice va benissimo. I porta documenti devono contenere la macro categoria dell’argomento, poi vanno suddivisi con cartellette trasparenti in categorie di appartenenza. E’ un modo per risparmiare tempo perché sapete subito dove cercare una cosa e non vi affidate alla memoria facendo fatica e ritornando al solito “mi sembrava che fosse qui”.  Se poi dovete acquistare dei porta documenti fate in modo che abbiano possibilmente una fessura aperta: è un modo per ritrovare più facilmente il contenuto.  Cercate di darvi questa sana abitudine: ogni volta che avete un documento non temporeggiate nel riporlo al suo posto ma mettetelo subito via. Alla fine vi togliete l’ansia di vedere la catasta di documenti che man mano cresce e vi fa passare la voglia di affrontarla. In pochi minuti invece tutto è al suo posto, in ordine.come organizzare i doumenti

Come organizzare i cavi

Non solo i cavi sono esteticamente brutti da vedere e si intricano facilmente, ma portano disordine alla vista e polvere, difficile e faticosa poi da togliere. So che però fra alimentazione del computer, i fili della stampante, la lampada e, nel mio caso, anche i cavi della radio e della TV non possiamo farne a meno. Quindi: è necessario avere un approccio professionale, anche in casa. Innanzi tutto posizionate i vostri apparecchi in un punto definitivo in modo che possiate decidere la lunghezza necessaria del cavo. Poi fate correre i cavi lungo i muri con gli appositi ferma cavi in plastica o in velcro. Esistono in commercio anche dei porta cavi che ne racchiudono parecchi fra di loro. Almeno non avete fili sparsi dove è facile anche inciampare. Infine prendete una ciabatta con sufficienti prese per il numero delle spine, da posizionare sotto il tavolo o attaccata sotto il tavolo e cercate di collegare in un unico punto tutte le spine. Se dovete comprare una scrivania abbiate presente che esistono tavoli da lavoro dotati di una fessura apposita per fare passare i cavi. Se poi volete spingervi oltre, etichettate ogni presa con una etichetta che identifica l’apparecchio collegato. Se la dovete staccare non correte il rischio di fare prove inutili prima di trovare la presa corretta.

File del computer

Dovete pensare al vostro desktop come se fosse il tavolo della vostra scrivania. Se vi lasciate file e cartelle alla rinfusa dopo poco tempo è facile che facciate fatica a trovare i documenti che magari vi servono urgentemente o rischiate di archiviare copie di documenti inutili. Create quindi un insieme di cartelle secondo una struttura ad albero. Dalla macro area alle sottocategorie che poi verranno inserite al suo interno. Partite prima dalle macro categorie ed iniziate a inserirvi i file singoli. Poi una volta che avete liberato e pulito il vostro deskstop passate ai singoli file delle sottocartelle. E lo stesso vale per il cloud. Non potete archiviare i documenti a casaccio perché dopo un po’ di tempo rischiate di non trovare più niente o con difficoltà.  Un sano backup almeno due volte all’anno, dei file necessari da tenere, poi è da mettere in conto. Infine le email: avete presente quando cercate una email e vi dite “mi sembra che fosse arrivata xx mesi fa..” E’ vero che ora i sistemi operativi ci permettono di trovare più facilmente le email che ci sono arrivate o che abbiamo inviato, ma creare cartelle per singoli destinatari o oggetto ci permette di non perdere i progetti e trovare facilmente quello che ci serve, proprio in quel momento, quando magari siete in call su Skype. E vale anche qui una regola d’oro: appena smaltita una email, archiviatela subito.

Daniela Pellegrini

Articoli correlati

La redazione

La redazione

La redazione di Chizzocute è come una famiglia, grande e animata, composta da donne e uomini uniti da ideali di vita sostenibile, che pongono le relazioni umane al centro delle proprie scelte, consapevoli che tutti noi “siamo frutto della nostra famiglia”.

All posts by La redazione

Comments are closed.