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Lavoro 2.0 e app Segretaria24: la segretaria virtuale per lavoratori freelance

Salve a tutti cari lettori, oggi volevo parlarvi di un’applicazione per Smartphone che si chiama Segretaria24. L’app è gratuita ed è disponibile sia per dispositivi Android che per dispositivi iOS.

Questa App, pensata per piccoli imprenditori e liberi professionisti non è altro che una segretaria virtuale, che risponderà ai tuoi clienti per te, secondo le tue indicazioni.  L’app ti permette di gestire tutte le impostazioni del tuo servizio di segreteria direttamente dal tuo smartphone, quindi, comunicando con la vostra segretaria ovunque voi siate con un semplicissimo clic.

Con questa applicazione è possibile scegliere in qualunque momento della giornata cosa deve dire la tua segretaria personale a chi ti chiama, ad esempio se sei impegnato, in riunione, in ufficio, se passarti subito la telefonata, se deve inoltrarla o addirittura definire quali sono i casi in cui deve rispondere al telefono usando il trasferimento di chiamata. Al termine di ogni chiamata, in tempo reale, sarà inviato un SMS o un’ e-mail con il resoconto del contenuto della chiamata.

Insomma, una voce professionale che sostituisce la cara vecchia segreteria telefonica, alla quale, solitamente ci si rifiuta di lasciare un messaggio.

Ma vediamo meglio come configurare l’app Segretaria24:

Dopo averla scaricata dallo Store e averla installata, apparirà subito una schermata che richiede di inserire il nome dell’account e la password per fare il login, ovviamente, andrà creato un account cliccando sul pulsante “Non hai ancora un account?” e, dopo aver cliccato qui, apparirà un formulario dove andranno inseriti i propri dati.

Dopo aver creato l’account e averlo confermato, si effettua l’accesso e a coloro che accedono per la prima volta, viene illustrato un tutorial introduttivo dove un’assistente ti guiderà nella scelta delle impostazioni principali. Si può anche saltare questa fase e riprenderla in un secondo momento accendendo dal menu principale e cliccando su “il tuo segretario” e poi “voglio usare l’assistente di configurazione”.

Durante la configurazione è possibile impostare il trasferimento di chiamata al servizio segretario come più preferiamo. La schermataavvio trasferimento chiamate” ci può far scegliere due opzioni: l’opzioneautomatica” e l’opzione “manuale”. Con l’opzione automatica le telefonate verranno deviate solo quando il telefono è occupato o se non si risponde dopo un numero definito di squilli, mentre con l’opzione manuale è possibile selezionare una o più tipologie di trasferimento chiamata.

Una volta terminata la configurazione verrà mostrato il numero di telefono di Segretaria24 dove verranno deviate tutte le nostre telefonate.app segretaria24 funzioni

Funzioni dell’applicazione:

Cliccando su “il mio segretario” si aprirà un menu che ci permetterà di scegliere una delle seguenti funzioni:

  • Voglio inviare un messaggio (per comunicare in tempo reale alla tua segretaria le variazioni da apportare al tuo profilo);
  • Voglio inviare un feedback (per inviare suggerimenti e/o problemi relativi all’app);
  • Voglio pianificare la mia giornata (per lasciare alla tua segretaria le istruzioni del giorno attraverso il Planner Giornaliero);
  • Voglio condividere i miei contatti (per condividere i contatti della tua rubrica con la segretaria);
  • Voglio impostare la gestione di chiamata standard (per stabilire in anticipo il messaggio standard che la segretaria dovrà fornire a coloro che ti chiamano);
  • Voglio usare l’assistente di configurazione (per consultare il tutorial di configurazione dell’app al momento del bisogno);
  • Voglio modificare il testo della formula di benvenuto (per modificare il messaggio di benvenuto che la segretaria usa ogni volta che risponde al telefono).

L’app inoltre dispone di due altre funzioni molto utili tra cui “l’archivio chiamate” che ti permette di vedere tutte le chiamate storiche ricevute e “l’agenda giornaliera” dove è possibile inserire tutti gli impegni della giornata.

Anche oggi, con questa piccola guida spero di esservi stata utile e di avervi fatto scoprire un’applicazione che proverete e userete!

Un caro saluto dalla Ragazza Nerd!

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